Wypowiedzenie umowy o pracę bez błędów – kompleksowy poradnik dla pracownika i pracodawcy

Czy zdarzyło się Państwu otrzymać wypowiedzenie umowy o pracę, które wydawało się niejasne lub nieprecyzyjne? Albo jako pracodawca chcecie rozwiązać umowę z pracownikiem, ale obawiacie się, że oświadczenie będzie wadliwe i pracownik odwoła się do sądu? Wypowiedzenie umowy o pracę to jedna z najczęstszych, a zarazem najbardziej problematycznych czynności w prawie pracy. Błąd w treści, formie lub terminie może skutkować przywróceniem pracownika do pracy lub odszkodowaniem. W tym artykule – napisanym z perspektywy radcy prawnego specjalizującego się w prawie pracy – wyjaśniamy, jak prawidłowo złożyć wypowiedzenie, jakie są okresy wypowiedzenia, czym różni się wypowiedzenie od rozwiązania umowy bez wypowiedzenia oraz jak uniknąć najczęstszych błędów. Omawiamy również wzory wypowiedzeń dla pracownika i pracodawcy.

Czym jest wypowiedzenie umowy o pracę i kiedy można je złożyć?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron (pracownika lub pracodawcy), które prowadzi do rozwiązania stosunku pracy po upływie określonego czasu – tzw. okresu wypowiedzenia. Jest to najczęstszy tryb zakończenia umowy o pracę.

Rozwiązanie umowy o pracę – podstawowe informacje z kodeksu pracy

Zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: „k.p.”), wyróżniamy kilka trybów rozwiązania umowy o pracę:

• wypowiedzenie umowy o pracę (art. 30 § 1 pkt 2 k.p.) – z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
• rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 30 § 1 pkt 3 k.p.) – tzw. dyscyplinarka (z winy pracownika lub pracodawcy),
• rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron (art. 30 § 1 pkt 1 k.p.) – najszybsze, ale wymaga zgody obu stron,
• wygaśnięcie umowy o pracę (art. 30 § 1 pkt 5-6 k.p.) – np. śmierć pracownika, upływ czasu, na który była zawarta.

Wypowiedzenie umowy o pracę wymaga formy pisemnej (art. 30 § 3 k.p.) – brak formy pisemnej powoduje, że oświadczenie jest nieskuteczne. Pracodawca musi również podać przyczynę wypowiedzenia (art. 30 § 4 k.p.) – inaczej wypowiedzenie jest wadliwe, a pracownik może odwołać się do sądu pracy.

Rodzaj umowy a możliwość wypowiedzenia stosunku pracy

Nie każdą umowę o pracę można wypowiedzieć. Zgodnie z k.p.:

• Umowa na czas nieokreślony – zawsze może być wypowiedziana (przez obie strony), z zachowaniem okresu wypowiedzenia zależnego od stażu pracy (art. 36 k.p.).
• Umowa na czas określony – co do zasady nie może być wypowiedziana, chyba że strony przewidziały taką możliwość w umowie (art. 33 k.p.). W praktyce większość umów na czas określony nie zawiera klauzuli wypowiedzenia – wtedy wiążą do końca okresu. Wyjątek: umowa na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy może być wypowiedziana za 2-tygodniowym wypowiedzeniem, jeśli strony tak postanowiły.
• Umowa na okres próbny – może być wypowiedziana przez każdą ze stron (art. 34 k.p.). Okres wypowiedzenia wynosi: 3 dni – przy próbnym do 2 tygodni, 1 tydzień – przy próbnym powyżej 2 tygodni, 2 tygodnie – przy próbnym 3 miesięcy.
• Umowa na zastępstwo – nie może być wypowiedziana (wiąże do powrotu nieobecnego pracownika).

Ważne: Od 22 lutego 2016 r. obowiązują limity umów na czas określony – maksymalnie 33 miesiące i 3 umowy. Po przekroczeniu tych limitów, umowa przekształca się w umowę na czas nieokreślony (art. 251 k.p.).

Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Wielu pracowników i pracodawców myli wypowiedzenie z porozumieniem stron. Porozumienie stron (art. 30 § 1 pkt 1 k.p.) to wspólna, zgodna decyzja o zakończeniu stosunku pracy w dowolnym terminie (może być natychmiastowa). Nie wymaga podawania przyczyny, nie ma okresu wypowiedzenia. Jest to najszybszy i najkorzystniejszy tryb dla obu stron, ale wymaga zgody drugiej strony. Jeśli pracownik chce odejść z dnia na dzień, a pracodawca się zgadza – zawierają porozumienie. Jeśli pracodawca nie chce się zgodzić – pracownik musi złożyć wypowiedzenie.

Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika krok po kroku?

Pracownik, który chce odejść z pracy, powinien złożyć pisemne oświadczenie o wypowiedzeniu. Wzór poniżej.

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę – wzór z omówieniem

Omówienie wzoru:

• Okres wypowiedzenia – pracownik musi wskazać, z jakim okresem wypowiedzenia rozwiązuje umowę. Dla umowy na czas nieokreślony okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy (art. 36 k.p.):
  • 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
  • 1 miesiąc – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
  • 3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
• Data upływu okresu wypowiedzenia – przy miesięcznym wypowiedzeniu, data upływu to ostatni dzień miesiąca kalendarzowego (art. 30 § 2¹ k.p.). Przykład: wypowiedzenie złożone 15 marca – bieg wypowiedzenia rozpoczyna się od 31 marca, kończy 30 kwietnia.
• Brak przyczyny – pracownik nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia (w przeciwieństwie do pracodawcy).

Jakie elementy musi zawierać oświadczenie o rozwiązaniu umowy?

Oświadczenie pracownika o wypowiedzeniu powinno zawierać:

• oznaczenie adresata (pracodawcy),
• datę złożenia oświadczenia,
• wyraźne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę,
• wskazanie rodzaju umowy i jej daty,
• okres wypowiedzenia (lub datę, od której ma biec),
• podpis pracownika.

Brak któregokolwiek z tych elementów może spowodować, że oświadczenie będzie nieskuteczne (np. sąd uzna, że nie doszło do wypowiedzenia).

Jak wypowiedzieć umowę o pracę na czas nieokreślony?

Umowę na czas nieokreślony wypowiada się tak samo, jak każdą inną – poprzez złożenie pisemnego oświadczenia. Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy (wskazany wyżej). Pracownik nie musi podawać przyczyny. Warto pamiętać, że w okresie wypowiedzenia pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy (art. 36¹ k.p.) – wtedy pracownik otrzymuje wynagrodzenie za okres wypowiedzenia, ale nie przychodzi do pracy.

Ile trwa okres wypowiedzenia umowy o pracę?

Okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy oraz stażu pracy.

Długość okresu wypowiedzenia w zależności od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy

Zgodnie z art. 36 § 1 k.p., okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony wynosi:

• 2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Okres wypowiedzenia liczony jest od dnia złożenia oświadczenia do końca miesiąca kalendarzowego (art. 30 § 2¹ k.p.). Przykład: wypowiedzenie złożone 15 kwietnia – bieg wypowiedzenia rozpoczyna się od 30 kwietnia, a kończy odpowiednio: 14 maja (2 tygodnie), 31 maja (1 miesiąc) lub 31 lipca (3 miesiące – bo maj, czerwiec, lipiec).

Okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony

Dla umowy na czas nieokreślony okres wypowiedzenia jest zmienny – zależy od stażu. Dla umowy na czas określony (jeśli przewiduje wypowiedzenie) – okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie (art. 33 k.p.). Dla umowy na okres próbny – okres wypowiedzenia wynosi: 3 dni, 1 tydzień lub 2 tygodnie, w zależności od długości okresu próbnego (art. 34 k.p.).

Czy można skrócić okres wypowiedzenia umowy o pracę?

Tak, ale tylko za zgodą obu stron. Pracownik i pracodawca mogą zawrzeć porozumienie o skróceniu okresu wypowiedzenia (np. z miesięcznego do 2 tygodni). Porozumienie powinno być sporządzone na piśmie. Pracodawca może również zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia (art. 36¹ k.p.) – wtedy pracownik nie pracuje, ale otrzymuje wynagrodzenie za cały okres wypowiedzenia. To nie jest skrócenie okresu, ale „odprawienie od pracy”.

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – zasady i wzór

Pracodawca ma więcej obowiązków przy wypowiadaniu umowy – musi podać przyczynę, zachować formę pisemną, a w niektórych przypadkach konsultować związek zawodowy.

Kiedy pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę?

Pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę z przyczyn uzasadnionych, które dotyczą:

• pracownika – np. długotrwała nieobecność, niewystarczające kwalifikacje, utrata zaufania (ale nie każde przewinienie),
• pracodawcy – np. likwidacja stanowiska pracy, zmiany organizacyjne, redukcja zatrudnienia (tzw. zwolnienia grupowe lub indywidualne).

Przyczyna musi być prawdziwa, konkretna i rzeczywista. Nie może być ogólnikowa (np. „z winy pracownika”). W przypadku wypowiedzenia z przyczyn dotyczących pracownika, pracodawca musi wskazać, na czym polegało naruszenie lub jaka okoliczność uzasadnia zwolnienie. Przykład: „Pracownik nie przestrzegał regulaminu pracy, co potwierdza upomnienie z dnia …”.

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w okresie urlopu pracownika, w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. choroba, opieka nad dzieckiem) oraz w okresie ciąży i urlopu macierzyńskiego (art. 41 i 177 k.p.) – w tych okresach umowa jest chroniona.

Wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas określony przez pracodawcę

Umowę na czas określony można wypowiedzieć tylko wtedy, gdy umowa przewiduje taką możliwość (art. 33 k.p.). W praktyce większość umów na czas określony nie zawiera klauzuli wypowiedzenia – wtedy pracodawca nie może jej wypowiedzieć przed upływem terminu. Wyjątek: umowa na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy może zawierać klauzulę dopuszczającą wypowiedzenie za 2-tygodniowym wypowiedzeniem. Jeśli umowa nie przewiduje wypowiedzenia, jedynym sposobem na zakończenie jej przed terminem jest rozwiązanie za porozumieniem stron lub rozwiązanie bez wypowiedzenia (z winy pracownika).

Wzór wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę z omówieniem

Omówienie wzoru:

• Przyczyna wypowiedzenia – musi być szczegółowa i konkretna. Nie wystarczy „przyczyny leżące po stronie pracownika” – trzeba wskazać, jakie konkretnie zachowanie. Sądy pracy odrzucają ogólnikowe przyczyny.
• Pouczenie o odwołaniu – pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o możliwości odwołania do sądu pracy i terminie (21 dni) – art. 30 § 5 k.p. Brak pouczenia może skutkować przedłużeniem terminu do odwołania.
• Konsultacja ze związkami zawodowymi – jeśli pracownik jest członkiem związku zawodowego, pracodawca musi zawiadomić związek o zamiarze wypowiedzenia i uzyskać jego opinię (art. 38 k.p.). Brak konsultacji powoduje, że wypowiedzenie jest wadliwe.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia – kiedy jest możliwe?

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarne) to tryb natychmiastowy, bez okresu wypowiedzenia. Jest możliwe tylko w określonych przypadkach.

Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia

Zgodnie z art. 52 k.p., pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracownika, gdy:

• pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (np. kradzież, pijaństwo w pracy, nieusprawiedliwiona nieobecność przez kilka dni, rażące naruszenie BHP),
• popełnił przestępstwo uniemożliwiające dalsze zatrudnienie (np. kradzież mienia pracodawcy),
• zawinienie utracił uprawnienia konieczne do wykonywania pracy (np. prawo jazdy u kierowcy).

Zgodnie z art. 55 k.p., pracownik może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, gdy:

• pracodawca dopuścił się rażącego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika (np. mobbing, niewypłacanie wynagrodzenia, naruszenie przepisów BHP),
• pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia mimo wezwania (art. 55 § 1¹ k.p.).

W obu przypadkach oświadczenie musi być złożone na piśmie, z podaniem przyczyny. Termin na rozwiązanie umowy z winy pracownika wynosi 1 miesiąc od uzyskania wiedzy o naruszeniu (art. 52 § 2 k.p.).

Rozwiązanie stosunku pracy za porozumieniem stron umowy

Jak już wspomniano, porozumienie stron to najszybszy tryb – umowa kończy się w dowolnym, uzgodnionym terminie (może być natychmiastowy). Nie wymaga podawania przyczyny. Wzór porozumienia: „Strony rozwiązują umowę o pracę za porozumieniem z dniem …” – podpisy obu stron. Jest to tryb bezpieczny dla pracodawcy (bo nie grozi odwołaniem do sądu, jeśli porozumienie jest dobrowolne).

Tryb natychmiastowy – rozwiązanie umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia

Rozwiązanie bez wypowiedzenia (dyscyplinarne) powoduje, że stosunek pracy kończy się z chwilą doręczenia oświadczenia. Pracownik traci prawo do wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a w przypadku rozwiązania z jego winy – również do odprawy. Jest to tryb ostateczny, stosowany tylko w rażących przypadkach. Pracownik, który został zwolniony dyscyplinarnie, może odwołać się do sądu pracy w terminie 14 dni (art. 264 k.p.).

Najczęstsze błędy przy składaniu wypowiedzenia umowy o pracę

Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy popełniają błędy, które mogą skutkować nieważnością wypowiedzenia lub odszkodowaniem.

Błędy w oświadczeniu o wypowiedzeniu – jak ich uniknąć?

Najczęstsze błędy:

• Brak formy pisemnej – wypowiedzenie ustne lub przez e-mail bez podpisu jest nieskuteczne. Zawsze piszcie na papierze (lub e-mail z kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
• Brak przyczyny (przy wypowiedzeniu przez pracodawcę) – sąd uzna wypowiedzenie za wadliwe, pracownik może żądać przywrócenia do pracy.
• Ogólnikowa przyczyna – „z winy pracownika” to za mało. Należy opisać konkretne zachowanie, daty, naruszone obowiązki.
• Brak pouczenia o odwołaniu (pracodawca) – termin do odwołania może się wydłużyć, co jest niekorzystne dla pracodawcy.
• Nieprawidłowe obliczenie okresu wypowiedzenia – błąd w dacie upływu może spowodować, że wypowiedzenie jest nieskuteczne.
• Złożenie wypowiedzenia w okresie chronionym – np. w ciąży, na urlopie chorobowym – wypowiedzenie jest bezskuteczne.

Nieprawidłowe obliczenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Najczęstszy błąd to liczenie okresu wypowiedzenia od dnia złożenia oświadczenia. Zgodnie z art. 30 § 2¹ k.p., okres wypowiedzenia liczy się od dnia złożenia oświadczenia do końca miesiąca kalendarzowego, a następnie dodaje się właściwy okres. Przykład: wypowiedzenie złożone 15 marca z miesięcznym okresem wypowiedzenia – bieg wypowiedzenia rozpoczyna się od 31 marca, a kończy 30 kwietnia. Błędne jest liczenie: 15 marca + 1 miesiąc = 15 kwietnia. Zawsze korzystajcie z kalkulatora okresów wypowiedzenia dostępnego w internecie.

Forma wypowiedzenia umowy o pracę według kodeksu pracy

Kodeks pracy wymaga formy pisemnej dla wypowiedzenia (art. 30 § 3 k.p.). Oznacza to, że oświadczenie musi być spisane na papierze i podpisane własnoręcznie przez osobę uprawnioną. W przypadku pracodawcy – przez osobę wskazaną w regulaminie lub statucie (np. prezes zarządu, kierownik działu HR). Brak podpisu lub podpis elektroniczny niespełniający wymogów (np. zwykły e-mail bez certyfikatu) powoduje, że wypowiedzenie jest nieskuteczne. Pracodawca może również wysłać wypowiedzenie listem poleconym – wtedy oświadczenie jest skuteczne z chwilą, gdy pracownik mógł je odebrać (awizo).

Podsumowanie: Wypowiedzenie umowy o pracę to czynność, która – choć powszechna – wymaga precyzji i znajomości przepisów. Pracowniku – pamiętaj o formie pisemnej, prawidłowym okresie wypowiedzenia i swoim prawie do odwołania się do sądu (21 dni od wypowiedzenia przez pracodawcę, 14 dni od rozwiązania bez wypowiedzenia). Pracodawco – pamiętaj o obowiązku podania konkretnej, prawdziwej przyczyny, zachowaniu formy pisemnej, pouczeniu o odwołaniu oraz o konsultacji ze związkami zawodowymi. Unikajcie najczęstszych błędów: braku przyczyny, ogólników, nieprawidłowego liczenia okresu. W razie wątpliwości – skonsultujcie się z radcą prawnym lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy. Jak mawiają sędziowie sądów pracy: „Dobre wypowiedzenie to takie, które nie wymaga interwencji sądu”.