• Poniedziałek - piątek: 8:00 - 20:00

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną – co zmieniły najnowsze unijne dyrektywy?

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną – co zmieniły najnowsze unijne dyrektywy w 2024 roku?

Prowadzą Państwo sklep internetowy, platformę z kursami online, a może serwis społecznościowy? Jeśli tak, z pewnością słyszeliście o regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną. Rok 2024 i początek 2025 roku przyniósł jednak prawdziwą rewolucję w tym obszarze. Unijne rozporządzenie DSA (Akt o usługach cyfrowych), nowe Prawo komunikacji elektronicznej oraz implementacja dyrektywy Omnibus wprowadziły tak wiele zmian, że dotychczasowe regulaminy w większości przypadków stały się nieaktualne. W tym artykule – napisanym z perspektywy radcy prawnego specjalizującego się w prawie nowych technologii – wyjaśniamy, czym jest regulamin usług elektronicznych, kogo dotyczy obowiązek jego posiadania, jakie konkretne zmiany wprowadziły nowe dyrektywy oraz jak prawidłowo dostosować do nich swoją działalność. Bez względu na to, czy dopiero zaczynają Państwo przygodę z e-biznesem, czy działają na rynku od lat – ta wiedza pozwoli Państwu uniknąć kar UOKiK i Prezesa UKE oraz budować zaufanie wśród klientów.

Czym jest regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną i kto musi go posiadać?

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną to nie tylko formalność – to podstawowy dokument określający zasady korzystania z Państwa platformy, aplikacji czy sklepu internetowego. Jego brak lub nieprawidłowa treść może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Definicja świadczenia usług drogą elektroniczną według ustawy z dnia 18 lipca 2002 r

Zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jednolity: Dz.U.2024.1513), przez świadczenie usługi drogą elektroniczną rozumie się wykonanie usługi świadczonej bez jednoczesnej obecności stron (na odległość), poprzez przekaz danych na indywidualne żądanie usługobiorcy, przesyłany i odbierany za pomocą urządzeń do elektronicznego przetwarzania danych[reference:0]. Kluczowe jest tu pojęcie „na indywidualne żądanie” – usługa nie może być świadczona masowo, bez aktywnego udziału odbiorcy. Do typowych przykładów usług elektronicznych zaliczamy: sprzedaż towarów w sklepie internetowym, udostępnianie kursów online, prowadzenie konta w serwisie społecznościowym, przechowywanie danych w chmurze (hosting) oraz świadczenie usług pośrednictwa (np. platformy aukcyjne).[reference:1]

Ustawa ŚUDE definiuje również usługodawcę (podmiot świadczący usługi online) oraz usługobiorcę (osobę korzystającą z tych usług). W przypadku, gdy usługobiorcą jest konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej), przepisy ochrony konsumentów mają zastosowanie bezwzględnie, co oznacza, że wiele postanowień regulaminu nie może być mniej korzystnych dla klienta niż ustawowe minimum.[reference:2]

Obowiązki usługodawcy wynikające z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną

Ustawa nakłada na usługodawców szereg obowiązków, które muszą być odzwierciedlone w regulaminie. Najważniejsze z nich to:

  • Obowiązek informacyjny – usługodawca musi podać, w sposób wyraźny, jednoznaczny i bezpośrednio dostępny przez system teleinformatyczny, informacje o swoim oznaczeniu, adresie i danych kontaktowych, a także o warunkach świadczenia usługi (art. 5 ustawy ŚUDE).[reference:3][reference:4]
  • Obowiązek udostępnienia regulaminu – przed zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, usługodawca ma obowiązek nieodpłatnie udostępnić usługobiorcy regulamin w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie (art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy ŚUDE).[reference:5]
  • Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa – usługodawca musi dołożyć należytych starań, aby świadczone przez niego usługi były bezpieczne, a system teleinformatyczny odporny na zagrożenia.
  • Obowiązek informowania o zmianach regulaminu – zmiana regulaminu musi być zakomunikowana usługobiorcom z odpowiednim wyprzedzeniem (co do zasady 14 dni), a w przypadku konsumentów – w sposób wyraźny i zrozumiały.

Naruszenie tych obowiązków może skutkować postępowaniem przed Prezesem Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) oraz karami finansowymi (do 10% rocznego przychodu przedsiębiorcy).

Kiedy umowa o świadczenie usług zostaje zawarta w systemie teleinformatycznym?

Moment zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną jest kluczowy dla określenia praw i obowiązków stron. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy ŚUDE, umowę uważa się za zawartą z chwilą otrzymania przez usługobiorcę, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, potwierdzenia złożenia zamówienia przez usługodawcę. W praktyce oznacza to, że nie wystarczy, że klient kliknął „kupuję” – potrzebne jest jeszcze potwierdzenie ze strony sklepu (np. automatyczna wiadomość e-mail z podsumowaniem zamówienia). Do tego momentu klient może zmienić zdanie bez konsekwencji.

W przypadku usług świadczonych odpłatnie, momentem zawarcia umowy jest również chwila, w której usługobiorca rozpoczął korzystanie z usługi (np. pobrał plik cyfrowy) lub uiścił opłatę, jeśli nastąpiło to przed otrzymaniem potwierdzenia. Regulamin powinien precyzyjnie określać te momenty, aby uniknąć sporów.

Jakie elementy musi zawierać regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną zgodnie z nowymi przepisami?

Nowe dyrektywy unijne – zwłaszcza DSA (Akt o usługach cyfrowych) oraz dyrektywa Omnibus – znacząco poszerzyły katalog informacji, które muszą znaleźć się w regulaminie. Poniżej omawiamy kluczowe elementy.

Zakres usług i zasady korzystania z usług przez usługobiorcę

Regulamin musi w sposób precyzyjny i wyczerpujący określać zakres świadczonych usług, a także zasady, na jakich usługobiorca może z nich korzystać. W praktyce oznacza to konieczność opisania:

  • funkcjonalności platformy lub aplikacji – co dokładnie może robić użytkownik (np. zakładać konto, publikować treści, dokonywać zakupów),
  • wymagań technicznych – jakie przeglądarki, systemy operacyjne, urządzenia są niezbędne do prawidłowego korzystania z usługi,
  • zakazanych działań – np. publikowania treści niezgodnych z prawem, naruszania praw autorskich, stosowania botów,
  • zasad moderacji treści – czy i w jaki sposób usługodawca weryfikuje treści dodawane przez użytkowników, czy istnieje możliwość zgłaszania nielegalnych treści (tzw. flagowanie).[reference:6]

W przypadku platform internetowych (np. serwisów społecznościowych, portali ogłoszeniowych) regulamin musi również zawierać informacje o tym, jakie środki odwoławcze przysługują użytkownikowi w przypadku zablokowania jego konta lub usunięcia treści – to jeden z nowych obowiązków wynikających z DSA. Użytkownik musi mieć możliwość odwołania się od decyzji platformy do niezależnego organu (tzw. pozasądowe rozstrzyganie sporów).[reference:7]

Przeczytaj również:  Umowa cywilna a handlowa - kiedy wybrać spółka cywilna czy spółek handlowych?

Warunki techniczne niezbędnych do współpracy z systemem teleinformatycznym

Nowe przepisy wymagają, aby regulamin zawierał szczegółowe informacje na temat warunków technicznych niezbędnych do współpracy z systemem teleinformatycznym usługodawcy. Chodzi tu o minimalne wymagania sprzętowe i programowe, które musi spełniać urządzenie usługobiorcy. Przykładowy zapis: „Do prawidłowego korzystania z Serwisu niezbędne jest posiadanie urządzenia z dostępem do sieci Internet, przeglądarki internetowej w wersji obsługującej protokół TLS 1.2, oraz włączonej obsługi plików cookies i JavaScript.” Brak takich informacji może być uznany za naruszenie obowiązków informacyjnych, a w razie problemów technicznych – usługobiorca może domagać się odszkodowania, twierdząc, że nie został poinformowany o wymaganiach.

Dodatkowo, jeśli usługa wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania (np. aplikacji mobilnej, wtyczki), regulamin musi określać, jakie są minimalne wersje systemów operacyjnych oraz jakie uprawnienia (np. dostęp do lokalizacji, kamery) są wymagane.

Procedura reklamacji i obowiązujące przepisy prawa w e-commerce

Regulamin musi zawierać przejrzystą procedurę składania i rozpatrywania reklamacji. Zgodnie z nowymi wymogami (wprowadzonymi przez dyrektywę Omnibus i implementowanymi do polskiego prawa w ustawie o prawach konsumenta), usługodawca ma obowiązek:

  • wskazania osoby lub działu odpowiedzialnego za rozpatrywanie reklamacji (np. adres e-mail, numer telefonu),
  • określenia terminu na rozpatrzenie reklamacji – nie może on być dłuższy niż 14 dni (a w przypadku reklamacji dotyczących treści cyfrowych – 14 dni od ich zgłoszenia),
  • określenia formy odpowiedzi – np. za pośrednictwem poczty elektronicznej,
  • poinformowania o możliwości skorzystania z pozasądowych metod rozwiązywania sporów (np. mediacja, arbitraż konsumencki).[reference:8]

W przypadku usługodawców świadczących usługi cyfrowe (np. streaming, dostęp do plików) regulamin musi również określać, jakie uprawnienia przysługują konsumentowi z tytułu niezgodności usługi z umową (tzw. rękojmia za wady treści cyfrowych). Zgodnie z implementacją dyrektywy 2019/770, odpowiedzialność usługodawcy za wady treści cyfrowych wynosi 2 lata, a w pierwszym roku domniemywa się, że wada istniała w momencie dostarczenia.[reference:9][reference:10]

Jakie zmiany wprowadził unijny dyrektywa w zakresie świadczenia usług online?

Rok 2024 i 2025 przyniósł największą od lat reformę regulacji dotyczących usług online. Kluczowe znaczenie mają trzy akty: rozporządzenie DSA (Digital Services Act), nowe Prawo komunikacji elektronicznej oraz implementacja dyrektywy Omnibus. Każdy z nich wprowadza konkretne, wymierne obowiązki, które muszą znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie.

Nowe obowiązki informacyjne dla usługodawcy świadczącego usługi drogą elektroniczną

Akt o usługach cyfrowych (DSA) – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 – ma zastosowanie bezpośrednio od 17 lutego 2024 r. (dla wszystkich platform internetowych) i od 17 lutego 2025 r. (dla małych i mikroprzedsiębiorstw).[reference:11] Wprowadza on szereg nowych obowiązków informacyjnych, które muszą być uwzględnione w regulaminie:

  • Obowiązek publikowania informacji o średniej miesięcznej liczbie odbiorców usługi (dla platform o dużym zasięgu).
  • Obowiązek posiadania wewnętrznego systemu zgłaszania nielegalnych treści – użytkownicy muszą mieć łatwy i przejrzysty sposób zgłaszania podejrzanych treści, a regulamin musi opisywać tę procedurę.
  • Obowiązek informowania o decyzjach dotyczących moderacji treści – jeśli usługodawca usunie treść lub zablokuje konto, musi poinformować użytkownika o przyczynie i przysługujących mu środkach odwoławczych.
  • Obowiązek zapewnienia przejrzystości reklam – platformy muszą informować, dlaczego użytkownik widzi daną reklamę (tzw. przejrzystość reklamowa) oraz kto za nią stoi.

Regulamin powinien zawierać osobny rozdział zatytułowany „Zasady moderacji treści i zgłaszania nielegalnych treści” lub podobny, w którym szczegółowo opisze się powyższe procedury.

Dyrektywa Omnibus (2019/2161) – wdrożona do polskiego prawa nowelizacją ustawy o prawach konsumenta, nakłada na usługodawców obowiązek informowania konsumentów o:

  • parametrach personalizacji – czy cena jest dostosowywana do zachowania użytkownika (tzw. ceny spersonalizowane),
  • wpływie wystawionych opinii przez innych konsumentów – czy platforma weryfikuje autentyczność opinii,
  • rankingu ofert – jeśli platforma sortuje oferty (np. w wynikach wyszukiwania), musi wyjaśnić główne parametry tego rankingu.

Dostosowanie regulaminu do dyrektywy o treściach cyfrowych

Dyrektywa 2019/770 w sprawie niektórych aspektów umów o dostarczanie treści cyfrowych i usług cyfrowych została wdrożona do polskiego prawa ustawą z dnia 30 maja 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 1176). Modyfikuje ona znacząco regulaminy, zwłaszcza w zakresie:

  • Definicji treści i usług cyfrowych – regulamin musi precyzyjnie określać, co jest treścią cyfrową (np. pliki do pobrania, e-booki), a co usługą cyfrową (np. streaming, dostęp do platformy).[reference:12]
  • Obowiązku aktualizacji – jeśli usługodawca ma obowiązek dostarczania aktualizacji (np. do oprogramowania), regulamin musi to wyraźnie wskazywać, a także określać konsekwencje ich niewdrożenia przez użytkownika.
  • Uprawnień z tytułu niezgodności z umową – konsument ma prawo żądać doprowadzenia usługi do zgodności z umową (naprawy), a jeśli to niemożliwe – obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy. Regulamin musi to odzwierciedlać i nie może być mniej korzystny dla konsumenta niż ustawowe minimum.

Zasady przetwarzania danych osobowych w przypadku usług świadczonych przez usługodawcę

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną musi być spójny z polityką prywatności (RODO). Nowe przepisy wymagają, aby regulamin zawierał informacje o:

  • zakresie przetwarzania danych niezbędnym do świadczenia usługi – jakie dane są zbierane automatycznie (np. adres IP, logi serwera), a jakie podaje dobrowolnie użytkownik,
  • okresie przechowywania danych – np. dane konta użytkownika przechowuje się do czasu jego usunięcia, a logi serwera przez 12 miesięcy,
  • udostępnianiu danych podmiotom trzecim – np. operatorom płatności, firmom hostingowym, dostawcom narzędzi analitycznych,
  • profilowaniu i personalizacji – czy i na jakiej podstawie usługodawca profiluje użytkowników (np. w celach marketingowych).

Ważne: Regulamin nie może zawierać postanowień naruszających RODO, np. domniemanej zgody na przetwarzanie danych. Wszelkie zgody muszą być dobrowolne, wyraźne i świadome (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Przeczytaj również:  Darowizna z poleceniem – jak zachować prawo do mieszkania?

Jak wygląda proces rozpoczęcia świadczenia usług zgodnie z aktualnym regulaminem?

Moment zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną przez usługodawcę

Proces zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną powinien być opisany w regulaminie w sposób przejrzysty i zgodny z prawem. Standardowo wygląda on następująco:

  1. Usługobiorca zakłada konto lub składa zamówienie (ofertę).
  2. Usługodawca niezwłocznie potwierdza otrzymanie oferty (np. automatycznym e-mailem).
  3. Umowę uważa się za zawartą z chwilą otrzymania przez usługobiorcę potwierdzenia (art. 9 ustawy ŚUDE).
  4. Usługodawca udostępnia regulamin przed zawarciem umowy i umożliwia jego utrwalenie (np. jako plik PDF do pobrania).

Regulamin powinien również określać, co się dzieje, gdy usługodawca nie może przyjąć zamówienia (np. brak towaru) – wtedy nie dochodzi do zawarcia umowy, a ewentualne wpłaty podlegają zwrotowi.

Niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną – jak go udostępnić?

Nowe przepisy nie pozostawiają wątpliwości: regulamin musi być udostępniony usługobiorcy przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie (art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy ŚUDE). W praktyce oznacza to, że:

  • regulamin powinien być opublikowany na stronie internetowej w widocznym miejscu (najlepiej stopka strony lub osobna zakładka „Regulamin”),
  • link do regulaminu musi być umieszczony przy składaniu zamówienia (np. checkbox „Akceptuję regulamin” z odnośnikiem),
  • regulamin powinien być dostępny w formacie umożliwiającym zapis (np. PDF, plik tekstowy).

Brak udostępnienia regulaminu przed zawarciem umowy może skutkować uznaniem, że umowa nie została skutecznie zawarta, a klient może domagać się zwrotu wpłaconych środków.

Świadczenie usług na rzecz konsumentów i przedsiębiorców – różnice

Regulamin powinien uwzględniać, że usługobiorcą może być zarówno konsument, jak i przedsiębiorca. W przypadku konsumentów obowiązują przepisy bezwzględnie chroniące ich interesy – regulamin nie może zawierać klauzul abuzywnych (art. 385¹ Kodeksu cywilnego). W przypadku przedsiębiorców strony mają większą swobodę umów, ale i tak regulamin musi być zgodny z prawem konkurencji (zakaz porozumień ograniczających konkurencję).

Praktyczna wskazówka: regulamin powinien zawierać osobny rozdział dotyczący postanowień dla konsumentów, a w razie wątpliwości – interpretacja przepisów powinna być na korzyść konsumenta.

Co określa zasady świadczenia usług w kontekście ustaw z dnia 16 lipca 2004 r?

Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne, została uchylona z dniem 10 listopada 2024 r. i zastąpiona nową ustawą – Prawo komunikacji elektronicznej (PKE). Nowa regulacja ma znaczenie dla usługodawców świadczących usługi komunikacji elektronicznej, takich jak operatorzy VoIP, dostawcy e-mail, komunikatory internetowe.

Ustawa z dnia 2002 r i 2004 r – kluczowe przepisy dla świadczenia usługi

Nowe Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U.2024.1221) wprowadza m.in.:

  • obowiązek uzyskiwania wyraźnej zgody na działania marketingowe (tzw. opt-in) – nie wystarczy już domniemana zgoda,
  • nowe uprawnienia konsumenckie przy zawieraniu i rozwiązywaniu umów – m.in. prawo do jednostronnego rozwiązania umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia (bez podania przyczyny),
  • obowiązek informowania o możliwości skorzystania z mechanizmów ochrony przed spamem.

Regulamin usługodawcy świadczącego usługi komunikacji elektronicznej musi uwzględniać te zmiany. W szczególności, jeśli usługodawca wysyła do klientów oferty marketingowe (np. newslettery), musi mieć na to wyraźną, dobrowolną zgodę, a regulamin musi opisywać procedurę jej udzielania i cofania.

Zmiany w art. dotyczących usług świadczonych przez usługodawcę

Nowe Prawo komunikacji elektronicznej zmieniło także przepisy dotyczące:

  • jakości usług – usługodawca ma obowiązek informowania o parametrach jakości usługi (np. przepustowość łącza, dostępność usługi),
  • bezpieczeństwa – usługodawca musi stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo świadczonych usług,
  • ochrony danych – zaostrzono przepisy dotyczące przetwarzania danych lokalizacyjnych i danych o ruchu.

Regulamin powinien odzwierciedlać te obowiązki, a w szczególności zawierać informację o stosowanych środkach bezpieczeństwa oraz o polityce przechowywania danych.

Obowiązki związane ze świadczeniem usług w systemie teleinformatycznym

Niezależnie od rodzaju usługi, usługodawca ma obowiązek zapewnić, aby system teleinformatyczny był zgodny z wymogami dostępności (dla osób z niepełnosprawnościami) oraz aby regulamin zawierał informacje o:

  • procedurze awaryjnej – co się dzieje, gdy system ulegnie awarii, jak długo może trwać przerwa w świadczeniu usługi, czy usługobiorcy przysługuje odszkodowanie,
  • kopiach zapasowych danych – czy i jak często usługodawca tworzy kopie zapasowe danych użytkowników,
  • zasadach usuwania konta – jak długo dane są przechowywane po usunięciu konta, czy użytkownik może żądać ich eksportu.

Jakie są praktyczne aspekty korzystania z usług drogą elektroniczną dla usługobiorcy?

Regulamin powinien być napisany w sposób zrozumiały dla przeciętnego użytkownika i odpowiadać na najczęstsze pytania dotyczące codziennego korzystania z usługi.

Prawa konsumenta w przypadku usług cyfrowych online

Konsumenci korzystający z usług cyfrowych online mają szereg uprawnień, które muszą być wyraźnie opisane w regulaminie:

  • prawo do odstąpienia od umowy – w terminie 14 dni od jej zawarcia (bez podawania przyczyny),
  • prawo do rękojmi za wady – przez 2 lata od dostarczenia usługi (lub treści cyfrowej),
  • prawo do żądania doprowadzenia usługi do zgodności z umową (naprawy, aktualizacji), a w ostateczności – do obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy,
  • prawo do informacji o personalizacji cen – jeśli cena jest dostosowywana do zachowania użytkownika,
  • prawo do zgłaszania nielegalnych treści – i do odwołania się od decyzji platformy (DSA).

Regulamin nie może ograniczać tych uprawnień ani wprowadzać warunków mniej korzystnych dla konsumenta niż ustawowe minimum.

Procedura rozwiązania umowy o świadczenie w ramach niniejszego regulaminu

Regulamin musi określać zasady rozwiązania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. W zależności od rodzaju usługi, może to być:

  • wypowiedzenie – z zachowaniem okresu wypowiedzenia (np. 1 miesiąc),
  • rozwiązanie za porozumieniem stron – np. poprzez kliknięcie przycisku „Usuń konto”,
  • odstąpienie od umowy – w terminie 14 dni (dla konsumentów),
  • rozwiązanie bez wypowiedzenia (z winy drugiej strony) – np. w przypadku rażącego naruszenia regulaminu,
  • automatyczne rozwiązanie umowy – np. w przypadku śmierci użytkownika lub likwidacji firmy.
Przeczytaj również:  Umowa o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych – najczęstsze błędy, które sprawiają, że prawa zostają u twórcy

Wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy powinien być załączony do regulaminu (lub udostępniony jako osobny dokument).[reference:13]

Jak korzystać z usług zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie?

Praktyczne aspekty korzystania z usługi, które powinien wyjaśniać regulamin, to m.in.:

  • rejestracja konta – jakie dane są wymagane, czy można założyć konto bez podawania danych osobowych,
  • uwierzytelnianie – czy wymagane jest hasło, czy usługodawca stosuje uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA),
  • zasady publikowania treści – czy treści są moderowane, jakie są konsekwencje naruszenia zasad,
  • opłaty i rozliczenia – w jaki sposób można płacić, jakie są terminy, co w przypadku nieterminowej płatności,
  • pomoc techniczna (support) – w jaki sposób można zgłosić problem techniczny, jakie są godziny pracy supportu, czy jest on płatny.

Regulamin powinien być napisany w sposób praktyczny, z przykładami i często zadawanymi pytaniami (FAQ), aby użytkownik mógł szybko znaleźć odpowiedź na nurtujące go kwestie.


Podsumowanie: Rok 2024 i 2025 przyniósł rewolucję w regulacjach dotyczących usług świadczonych drogą elektroniczną. Akt o usługach cyfrowych (DSA), nowe Prawo komunikacji elektronicznej oraz implementacja dyrektywy Omnibus i dyrektywy o treściach cyfrowych wprowadziły szereg nowych obowiązków dla usługodawców – od przejrzystości reklam, przez procedury zgłaszania nielegalnych treści, aż po szczegółowe zasady moderacji i odwołań. Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną nie jest już tylko formalnością – to kluczowy dokument, którego brak lub nieprawidłowa treść może skutkować karami finansowymi (do 10% rocznego przychodu), postępowaniami przed UOKiK i Prezesem UKE, a także utratą zaufania klientów. Pamiętajcie Państwo: regulamin powinien być żywym dokumentem, regularnie aktualizowanym zgodnie ze zmianami prawa. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy prawnika specjalizującego się w prawie nowych technologii, który pomoże dostosować regulamin do specyfiki Państwa działalności i najnowszych wymogów. Jak mawiają eksperci: „Regulamin to wizytówka odpowiedzialnego usługodawcy – im bardziej przejrzysty, tym większe zaufanie klientów”.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną musi być w formie aktu notarialnego?

Nie, regulamin nie wymaga formy aktu notarialnego. Jest to dokument wewnętrzny usługodawcy, który może być sporządzony w zwykłej formie pisemnej (lub elektronicznej). Nie wymaga nawet podpisu własnoręcznego – wystarczy, że jest opublikowany na stronie internetowej w sposób umożliwiający jego zapoznanie się i utrwalenie przez usługobiorcę. Ważne jest jednak, aby regulamin był dostępny przed zawarciem umowy i aby usługobiorca miał możliwość jego pobrania i wydrukowania.

2. Czy mogę zmienić regulamin jednostronnie, bez zgody użytkowników?

Tak, usługodawca może zmienić regulamin jednostronnie, ale musi to zrobić z zachowaniem odpowiedniego trybu. Zgodnie z art. 384 Kodeksu cywilnego, zmiana regulaminu (wzorca umowy) jest skuteczna, jeśli usługobiorca został o niej powiadomiony z odpowiednim wyprzedzeniem (co do zasady 14 dni) i nie wypowiedział umowy w tym terminie. W przypadku konsumentów, zmiana regulaminu na niekorzyść konsumenta jest niedopuszczalna, chyba że konsument wyrazi na nią zgodę. Najbezpieczniej jest poinformować użytkowników o zmianie drogą e-mailową lub komunikatem na stronie, a także udostępnić nową wersję regulaminu z zaznaczeniem daty wejścia w życie zmian.

3. Co grozi za brak regulaminu lub jego nieprawidłową treść?

Konsekwencje mogą być poważne. Przede wszystkim, umowy zawarte bez udostępnienia regulaminu mogą być uznane za niezawarte (art. 8 ustawy ŚUDE). Ponadto, Prezes UOKiK może wszcząć postępowanie w sprawie praktyk naruszających zbiorowe interesy konsumentów i nałożyć karę pieniężną w wysokości do 10% rocznego przychodu przedsiębiorcy (art. 106 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów). Dodatkowo, klienci mogą dochodzić odszkodowania za szkody wynikłe z braku informacji. W skrajnych przypadkach, nieprawidłowości w regulaminie mogą być również podstawą do odpowiedzialności karnej (art. 24 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – czyn nieuczciwej konkurencji).

4. Czy regulamin sklepu internetowego i regulamin usług elektronicznych to ten sam dokument?

W praktyce często są to odrębne dokumenty, choć mogą być połączone. Regulamin sklepu internetowego (określający zasady sprzedaży towarów) opiera się głównie na Kodeksie cywilnym (umowa sprzedaży) oraz ustawie o prawach konsumenta. Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną opiera się na ustawie ŚUDE i reguluje takie kwestie jak zakładanie konta, przetwarzanie danych, moderacja treści, korzystanie z platformy. Wiele sklepów internetowych łączy oba te dokumenty w jeden „Regulamin”, co jest dopuszczalne, pod warunkiem że zawiera on wszystkie elementy wymagane przez obie ustawy. Zalecamy jednak rozdzielenie ich dla przejrzystości, zwłaszcza gdy usługi elektroniczne (np. konto użytkownika) są tylko dodatkiem do sprzedaży towarów.

5. Jak często należy aktualizować regulamin? Czy wystarczy raz na rok?

Nie ma ustawowego obowiązku okresowej aktualizacji regulaminu, ale należy go dostosowywać niezwłocznie po każdej zmianie prawa, która ma wpływ na świadczone usługi. W 2024 i 2025 roku zmiany były szczególnie dynamiczne – DSA, nowe Prawo komunikacji elektronicznej, implementacja dyrektywy Omnibus. Poza zmianami prawnymi, regulamin należy aktualizować również w przypadku zmiany modelu biznesowego (np. wprowadzenia opłat, nowych funkcjonalności, zmiany warunków korzystania). Zalecamy przegląd regulaminu co najmniej raz na kwartał i niezwłoczne wprowadzanie zmian, gdy jest to konieczne. Pamiętajcie Państwo, że nieaktualny regulamin (np. powołujący się na nieobowiązujące już przepisy) może być uznany za wprowadzający konsumentów w błąd, co grozi karami.

Przeczytaj także: